Di, 06.03.2018Moderne Kirchenverwaltung mit IT und motivierten Mitarbeitenden gestalten

Workshop zum digitalen Wandel der Gesellschaft und seinen Auswirkungen auf die Arbeitswelt

Leitungsteam der Gemeinsamen Kirchenverwaltung (GKV) der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Oldenburg. Foto: privat

Workshop zum digitalen Wandel in der Gesellschaft und seinen Auswirkungen auf die Arbeitswelt. Alle weiteren Fotos: ELKiO/Peter Kratzman

Vierter Workshop im Blockhaus Ahlhorn

Workshop zum digitalen Wandel in der Gesellschaft und seinen Auswirkungen auf die Arbeitswelt.

Teilnehmende des vierten Workshops im Blockhaus Ahlhorn

Dr. Karl-Heinz Pennemann (IT-Organisation) am Schiff „MS GKV“

Skizze zum digitalen Wandel der Gesellschaft

Kirche ist und bleibt in einem stetigen Umbruch. Das bedeutet auch für die inneren Verwaltungsstrukturen der Gemeinsamen Kirchenverwaltung (GKV) der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Oldenburg einen ständigen Wandel und eine Anpassung. Mit seinem Dienstantritt im April 2016 stellt sich Michael Kählke (39) als Leiter der GKV diesen Herausforderungen einer modernen, zeitgemäßen und öffentlichen Verwaltung.

 

Die GKV bearbeitet und begleitet die Verwaltungsangelegenheiten der Gesamtkirche, der Kirchenkreise und der Kirchengemeinden. Etwa 90 Mitarbeitende sind in der Zentralen Dienststelle (ZDS) mit vier Abteilungen in Oldenburg tätig, rund 160 weitere in den sechs Regionalen Dienststellen (RDS) in den Kirchenkreisen. Gemeinsamer Dienstherr ist die Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg.

 

Digitaler Wandel der Gesellschaft

Inzwischen konnte einiges auf dem Weg zu einer zeitgemäßen Verwaltung verwirklicht werden. In bislang drei Workshops, die von Angelos Xynogalas (Wirtschaftspsychologe/Fresenius Psychology School) moderiert wurden, konnte im ersten Zusammentreffen die strategische Gesamtrichtung und ein Leitbild entwickelt werden. Im Workshop Nummer zwei stand dann die Entwicklung eines Prozessmodells für die Verwaltung in Anlehnung an das erarbeitete Leitbild im Vordergrund. Der dritte Workshop beschäftigte sich mit dem Thema „Personalentwicklung“ als Schwerpunkt.

 

Mit Beginn des vierten Treffens, das jetzt im Blockhaus Ahlhorn stattfand, dreht sich alles um den „digitalen Wandel der Gesellschaft, die Auswirkungen auf die Arbeitswelt und die konkrete Bedeutung für die Gemeinsame Kirchenverwaltung“.

 

Optimierung der IT-Infrastruktur

„Eine moderne Verwaltung ist heute ohne IT-Unterstützung nicht mehr vorstellbar“, so Michael Kählke. Nicht zuletzt mit der Besetzung der neu geschaffenen Stabsstelle der GKV-Leitung „IT-gestützte Organisation“ würden die begonnen Überlegungen zur Einführung einer IT-Steuerung für die Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg weiter verfolgt. Leiter der Stabsstelle IT-gestützte Organisation ist Dr. David Kleinhans.

 

Als Folge ist ein erarbeitetes IT-Steuerungskonzept im Juni 2017 umgesetzt worden. Bestandteil ist ein Rollenmodell, das u. a. die Bedeutung und Aufgaben der Fachadministratoren definiert. Die bilden eine wichtige Schnittstelle zwischen der IT-Steuerung und praktischer Anwendung von Software. Weitere Schritte werden die zentralen IT-Steuerungsprozesse, eine Optimierung der IT-Infrastruktur und eine nachhaltige Ausrichtung an den Anforderungen und Bedürfnissen sicherstellen.

 

Hin zu flexibleren Arbeitsbedingungen

„Unsere Arbeitsumgebung und unser Arbeitskontext ändern sich rapide“, beschreibt Kählke dazu weiter. Flexibel an verschiedenen Orten oder auch unterwegs Kommunikationswege mit Hilfe von IT zu nutzen, aber auch Entscheidungsebenen zu verbinden, sei die Herausforderung. „Unser Leitgedanke ist, weg von festen, hin zu flexibleren Arbeitsbedingungen zu gelangen“, so Kählke.

 

Die GKV-Leitung, die Abteilungsleitungen der ZDS und die Stabsstelle IT-Steuerung hätten ihre festen Büros aufgegeben und seien gemeinsam in einen Gebäudetrakt gezogen. Feste Büros gibt es nicht mehr, sondern nur noch Arbeitsbereiche. „Produktiv zu arbeiten, ist nicht an einen festen Schreibtisch gebunden. Unser Umgestaltungskonzept ist eine Mischung aus Besprechungs-, Rückzugs- und flexibel nutzbaren Räumen mit einem zentralen, großzügigen Flur, dem Herz. Der ganze Komplex wird durch diese Funktionsräume zum Arbeitsmittel“, berichtet der GKV-Leiter.

 

„Aufbruch in die Arbeitswelt der Zukunft“

Während beim vierten Workshop am ersten Tag über den Tellerrand geschaut wurde, wie die Gesellschaft mit IT-Entwicklung umgeht, war der zweite Tag im Blockhaus mit dem „Aufbruch in die Arbeitswelt der Zukunft“ überschrieben.

 

Drei Gruppen beschrieben anhand der Eigenschaften eines Reiseschiffes die eingrenzenden Faktoren. Wie werden die Schraube und auch der Motor angetrieben und das Schiff vorangebracht. Dahinter stand auch die Beantwortung der Frage, nach den Faktoren, die die IT-Entwicklung innerhalb der GKV beeinträchtigt oder behindert haben. Sich ergebende Ankeraspekte sollten mit Vorschlägen aktiv gemildert werden. Gleichzeitig waren Vorschläge zu erarbeiten die Treiberaspekte (der Antrieb/Motor) verstärken.

 

„Die Sache ist auf dem Weg"

Nach der Analyse äußerte sich Klaus Bitter, Architekt und Teamleiter Hochbau, positiv über den Workshop. „Die Sache ist auf dem Weg.“ Seit 27 Jahren sei er in der Kirche tätig. Nun geschehe der Austausch mit anderen für das Gesamtkonzept. Das sei für das gemeinsame Ziel gut.

 

Judith Meyer, Leiterin RDS Oldenburg Stadt, meinte, dass derartige Entscheidungen anzugehen, wichtig sei. „IT hält uns zusammen und in Kontakt. Ohne die Technik geht gar nichts mehr.“ Sie müsse genutzt werden und bilde die Basis für mehr Zusammenarbeit.

 

Impulsvortrag zur Nachwuchsförderung

Nach all den theoretischen Fragen und Diskussionen lud Pfarrer Hartmut Lübben als Gastreferent mit seinem Impulsvortrag zur Nachwuchsförderung für kirchliche Berufe zum Zuhören ein. Lübben schilderte seine Erfahrungen bei der Nachwuchssuche und der Vorstellung der Berufe in der Kirche.

 

Letztendlich knüpfte der Vortrag an das Thema des dritten Klausurworkshops zur Personalentwicklung an. Eine gute Gelegenheit zur Reflexion und zur Diskussion mit dem Referenten.

 

Am dritten und letzten Tag des vierten Workshops ging es dann noch einmal um Aufgaben und fachliche Schwerpunkte im Sine von IT. Unter dem Strich ein weiterer Schritt auf dem Weg, Anregungen und Anstrengungen auf dem Weg einer Neugestaltung der Gemeinsamen Kirchenverwaltung in der oldenburgischen Kirche voranzubringen.

 

Ein Beitrag von Peter Kratzmann.

 


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