Den ersten Kontakt mit der Friedhofsverwaltung nimmt in der Regel das Bestattungsinstitut auf. Es klärt mit ihr alle organisatorischen Fragen und kümmert sich unter anderem auch um die Sterbeurkunde vom Standesamt. Die Aufgaben der Friedhofsverwaltung werden meist von den örtlichen Kirchenbüros wahrgenommen. Sie informieren die Angehörigen über die verschiedenen Grabarten, die verfügbaren Grabstätten, die Höhe der Gebühren, Gestaltungsvorschriften und sonstige Regelungen. Die Friedhofsverwaltung stellt auch den Gebührenbescheid und den Grabschein für die Nutzungsberechtigten. Er ist zugleich der Nachweis für das Nutzungsrecht. 

Bei einem Begräbnis setzt übrigens der Friedhofsträger den Zeitpunkt und das zu belegende Grab fest, falls es kein vorzeitig erworbenes Nutzungsrecht gibt. Um diese Formalitäten kümmert sich in der Regel das Bestattungsinstitut. Es sorgt auch dafür, dass das Nutzungsrecht gegebenenfalls verlängert wird, damit die Ruhezeit für die zu bestattende Person ausreichend lang ist.

Bei verstorbenen Gemeindegliedern der Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg wird parallel der Pfarrer oder die Pfarrerin den Angehörigen ein Trauergespräch anbieten und dabei auch Ablauf und Inhalte der Trauerfeier besprechen.

Im niedersächsischen Bestattungsgesetz wird Bestattung als Oberbegriff für Beerdigung und Beisetzung verwendet: Ein Sarg mit einem Leichnam wird im Erdreich beerdigt, während eine Urne mit der Asche beigesetzt wird. Von Beisetzung spricht man übrigens auch, wenn in einem Grabkeller Särge oder Urnen bestattet werden.

In Deutschland gilt eine Sargpflicht. Das bedeutet, dass Verstorbene demnach aus hygienischen Gründen immer in einem Sarg transportiert und beerdigt oder eingeäschert werden müssen. Ausnahmen gibt es meist nur bei muslimischen Bestattungen. In diesen Fällen darf der Körper in einem weißen Leichentuch, dem Kefen, bestattet werden.

Das Friedhofsgesetz der Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg regelt insbesondere die Rechte und Pflichten aller Friedhofsträger, also der Kirchengemeinden und der von ihnen gegründeten Verbänden, sowie der Besucherinnen und Besucher und der Menschen, deren Angehörige dort begraben oder beigesetzt sind. Die Satzungen des jeweiligen Friedhofs umfassen zum einen die Nutzung vor Ort (manchmal auch als „Friedhofsordnung“ bezeichnet), zum anderen führen sie die Gebührensätze auf. Die Benutzungssatzungen enthalten unter anderem die geltenden Richtlinien für die Gestaltung von Grabstätten.

Bevor ein Toter oder eine Tote bestattet werden kann, muss das Recht erworben werden, eine Grabstätte für eine bestimmte Dauer zu nutzen; Eigentümer bleibt der Friedhofsträger.

Mit der Übertragung der Nutzungsrechte sind Rechte und Pflichten verbunden: Sie erlauben unter anderem in einer Grabstätte ein oder mehrere Personen zu bestatten und die Grabstätte nach eigenen Wünschen zu gestalten – allerdings nur im Rahmen der Gestaltungsvorschriften. Demgegenüber stehen z. B. die Pflichten, eine Grabstätte zu pflegen und Gefahren zu beseitigen, die möglicherweise von ihr ausgehen können, beispielsweise durch das Absacken des Erdreichs, wenn der Sarg verwittert. Wichtig: Mit der Antragstellung entsteht auch die Verpflichtung, die entsprechenden Gebühren für das Nutzungsrecht zu übernehmen. Denn Friedhöfe sind selbsttragende Einrichtungen – was bedeutet, dass sich ihr Unterhalt und Betrieb aus den Gebühren für die Bestattung sowie das Nutzungsrecht finanziert.

Nutzungsrechte werden für die Dauer der Ruhezeit vergeben, auf Wunsch auch länger. Die Ruhezeit dient dem würdevollen Umgang mit der verstorbenen Person und gewährleistet einen ungestörten Verwesungsprozess. Sie beträgt 25 Jahre oder – bei ungünstigen Bodenverhältnissen – auch länger.

Die meisten Friedhöfe bieten Reihen-, Wahl- und anonyme Grabstätten an; alle drei eigenen sich sowohl für Erd- als auch für Feuerbestattungen. Särge und Urnen müssen grundsätzlich biologisch abbaubar sein. Die verschiedenen Grabarten unterscheiden sich im Wesentlichen durch Lage, Größe und Kosten. Aber nicht alle sind immer und überall verfügbar.

Beim Wahlgrab ist die Entscheidungsfreiheit am größten – und der Preis am höchsten. Die Hinterbliebenen können nicht nur den Ort mitbestimmen, sondern auch, ob nur eine oder mehrere Personen dort beerdigt werden sollen. Sogar das Nutzungsrecht lässt sich später auf Wunsch verlängern. Darüber hinaus sind die Möglichkeiten zur Grabgestaltung am größten.

Ein Reihengrab wird – wie der Name schon sagt – der Reihe nach vergeben; auf Größe und Lage haben Angehörige keinen Einfluss. Dort darf nur eine Person bestattet werden, nach Ablauf der Ruhezeit lässt sich die Nutzung nicht verlängern. Meist liegen die Kosten dafür um etwa 30 Prozent unter dem eines Wahlgrabs, auch die Grabpflege ist günstiger, da oft nur ein Teil des Grabes bepflanzt wird.

Das anonyme Grab ist die preiswerteste Form. Bei der Bestattung selbst sind keine Angehörigen anwesend. Weder ein Grabstein noch eine -platte weisen später auf den Ort hin, und auch der Bestatter kennt ihn nicht. Eine Trauerfeier ist trotzdem möglich. Diese Form wird manchmal gewählt, wenn die Verwandten weit entfernt wohnen und sich nicht um die Grabpflege kümmern können. Oder wenn es überhaupt keine Angehörigen gibt.

Darüber hinaus gibt es drei weitere Grabarten.
Das Rasengrab befindet sich in einem abgegrenzten Bereich des Friedhofs. Ein Grabmal kennzeichnet den Ort des Verstorbenen; Blumen oder sonstiger Schmuck sind nicht gestattet, sie würden die Rasenpflege erschweren.

Ein Gemeinschaftsgrab ist ein weiteres pflegefreies Angebot auf einem Friedhof. Im Unterschied zu einem Grab im Rasenfeld sind die einzelnen Gräber zwar auch auf mit Rasen bedeckt, aber nicht gekennzeichnet. Der Name der verstorbenen Person wird auf einem gemeinschaftlichen Grabmal festgehalten – auf Wunsch auch mit Geburts- und Sterbedaten. Eine Sonderform ist das gärtnerbetreute Gemeinschaftsgrab. Hier wird die Rasenanlage durch eine aufwändigere Gestaltung mit blühenden Pflanzen ersetzt.

In einem so genannten Ruheforst sind ausschließlich Urnenbeisetzungen gestattet. Dabei sind zwei Gestaltungsformen möglich: Bei vorhandenen Bäumen werden die Namen der unter den Bäumen Bestatteten auf einem separaten Gemeinschaftsgrabmal verzeichnet. Und bei neu gepflanzten Bäumen können Erdröhren eingelassen werden, um die dann die Wurzeln der Bäume wachsen. Werden sie mit Abdeckungen verschlossen, können sie die Funktion eines Grabmals übernehmen.

Urnenbeisetzungen sind zudem in sogenannten Kolumbarien möglich. Der Begriff wurde ursprünglich für einen Taubenschlag verwendet. Meist handelt es sich dabei um Bauwerke, in deren Wände Nischen eingelassen sind. In der Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg gibt es nur vereinzelt Kolumbarien, u.a. in Westerstede, wo eine ehemalige Leichenhalle entsprechend umgebaut wurde. Der Zutritt ist Angehörigen nicht immer gestattet.

Eine Bestattungsform aus früheren Zeiten sind Grabkeller; sie wurden vor allem in den Landkreisen Wesermarsch und Friesland als Familiengrabstätten errichtet. Neue Grabkeller dürfen nicht mehr gebaut werden. Gibt es für bestehende Grabkeller keine Nutzungsberechtigten mehr, fallen sie dem jeweiligen Friedhofsträger zu. Dieser kann denkmalgeschützte Grabkeller dann anderen Personen zur Verfügung stellen.

Friedhöfe sollten grün und blühend sein, gibt das Friedhofsgesetz als Leitlinie vor. Wie dieser Anspruch dann vor Ort umgesetzt werden kann, bestimmen die jeweiligen Friedhofsträger – beispielsweise, indem sie die Möglichkeit einschränken, Gräber vollständig oder teilweise mit Steinplatten, Kies, Splitt oder ähnlichem abzudecken, was übrigens auch die Oberflächen weniger wasserdurchlässig macht. Kunststoffe sollten aus Gründen des Umweltschutzes grundsätzlich nicht genutzt werden. Ausgenommen davon sind Grablichter und Ähnliches, die nach Gebrauch problemlos wieder entfernt werden können.

Die Grabmäler selbst dürfen den Friedhof weder verunstalten noch die Besuchenden in ihrer Andacht stören. Die Beurteilung dessen, was als zulässig gilt, kann regional unterschiedlich ausfallen. Über die Aufstellung eines Grabmales entscheidet die Friedhofsverwaltung. Dafür wendet sich die verwandte Person zunächst an den Steinmetzbetrieb seiner Wahl. Dort findet eine Beratung statt, die auch die auf dem betreffenden Friedhof zulässige Gestaltungsmöglichkeiten berücksichtigt. Der Steinmetzbetrieb stellt dann die notwendigen Anträge an den Friedhofsträger. Kleinere Liegesteine mit einer Kantenlänge von maximal 30 cm sind genehmigungsfrei.